Was kostet ein Krankheitstag ein Unternehmen wirklich?

Ein Krankheitstag hat mehr als nur eine Kostenposition

Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, wird häufig zuerst an die Lohnkosten gedacht. Für ein Unternehmen können aber zusätzliche wirtschaftliche Folgen entstehen.

In einer Dienstleistungspraxis ist das besonders sichtbar. Ein Therapeut verkauft im Wesentlichen seine verfügbare Behandlungszeit. Fällt diese Person kurzfristig aus, können die geplanten Leistungen an diesem Tag zunächst nicht erbracht werden.

Praxisbeispiel: Rund CHF 840 Umsatz pro Therapeut und Tag

Bei Muscularia arbeiten unsere Therapeuten effektiv ungefähr sechs Behandlungsstunden pro Tag. Bei einem Behandlungspreis von CHF 140 pro Stunde entspricht ein vollständig ausgelasteter Arbeitstag einem möglichen Umsatz von rund CHF 840.

Fällt ein Therapeut kurzfristig für einen ganzen Tag aus, stehen diese CHF 840 zunächst auf dem Spiel.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen potenziell betroffenem Umsatz und endgültigem Verlust. Nicht jeder abgesagte Termin ist automatisch für immer verloren.

Umbuchen statt Umsatz endgültig verlieren

Ein Vorteil eines Teams ist, dass ein Ausfall teilweise aufgefangen werden kann. Viele Patienten können kurzfristig auf einen anderen Therapeuten umgebucht oder auf einen späteren Termin verschoben werden.

Nur ein Teil der Patienten möchte ausschliesslich von einer bestimmten Person behandelt werden. In diesem Fall wird ein neuer Termin bei derselben Person gesucht, sobald sie wieder arbeitet.

Dadurch können wir einen Teil des zunächst gefährdeten Umsatzes erhalten. Trotzdem entsteht organisatorischer Aufwand, und eine Verschiebung bedeutet häufig, dass an einem späteren Tag ein Terminplatz belegt wird, der sonst zusätzlich hätte verkauft werden können.

Kurzfristige und langfristige Krankheitsausfälle sind wirtschaftlich unterschiedlich

Ein Mitarbeiter, der zwei oder drei Wochen krank ist, verursacht natürlich einen Ausfall. Gleichzeitig ist eine solche Situation für ein Unternehmen bis zu einem gewissen Grad planbar beziehungsweise organisatorisch auffangbar.

Bei längeren Ausfällen verändert sich die Situation. Wenn jemand mehrere Monate nicht arbeiten kann, muss das Unternehmen Kapazitäten neu verteilen und gegebenenfalls Ersatz organisieren.

Auf der anderen Seite können häufige einzelne Krankheitstage wirtschaftlich ebenfalls problematisch sein. Sie treten kurzfristig auf, verursachen immer wieder Terminverschiebungen und können unter Umständen unterhalb der Wartefrist einer Krankentaggeldversicherung bleiben.

Welche Rolle spielt die Krankentaggeldversicherung?

In unserem Betrieb besteht eine Krankentaggeldversicherung mit einer Wartefrist von 30 Tagen. Das bedeutet: Bei einem längeren krankheitsbedingten Ausfall greift die Versicherungsleistung nach Ablauf dieser Wartefrist gemäss den vereinbarten Versicherungsbedingungen.

Für die wirtschaftliche Betrachtung ist das entscheidend. Ein mehrmonatiger Ausfall ist zwar organisatorisch schwerwiegend, aber die Lohnkosten können nach der Wartefrist teilweise durch die Versicherung abgefedert werden.

Bei vielen einzelnen kurzen Absenzen greift dieser Mechanismus dagegen möglicherweise nicht. Deshalb sollte ein Unternehmen nicht nur die Gesamtdauer von Krankheitsausfällen betrachten, sondern auch deren Struktur.

Warum viele einzelne Krankheitstage teuer werden können

Aus unternehmerischer Sicht können wiederkehrende einzelne Fehltage besonders unangenehm sein. Jeder einzelne Ausfall erzeugt erneut organisatorischen Aufwand und potenziellen Umsatzverlust.

Wenn sich solche Tage über Wochen oder Monate verteilen, kann sich daraus eine erhebliche Summe entwickeln, ohne dass ein einzelner Ausfall lang genug dauert, damit die Krankentaggeldversicherung eintritt.

Das bedeutet nicht, dass Krankheitstage grundsätzlich problematisch oder vermeidbar wären. Mitarbeitende werden krank, und damit muss ein Unternehmen rechnen. Entscheidend ist vielmehr, diese Realität in der Personal- und Finanzplanung zu berücksichtigen.

Ein Unternehmen braucht einen Plan B

Krankheit lässt sich nicht vollständig verhindern. Das Leben ist nicht planbar. Für mich gehört es deshalb zur unternehmerischen Verantwortung, nicht davon auszugehen, dass immer alle Mitarbeitenden verfügbar sein werden.

In einem Team kann ein Teil der Termine durch Kollegen übernommen werden. Gleichzeitig sollte klar sein, wie Kunden informiert werden, wer Umbuchungen organisiert und was bei längeren Ausfällen passiert.

Kann ein Arbeitgeber Krankheitsausfälle verhindern?

Nicht vollständig. Krankheit gehört zum Leben, und nicht jeder Ausfall hat etwas mit dem Arbeitsplatz zu tun.

Ein Unternehmen kann aber Rahmenbedingungen schaffen, die Gesundheit unterstützen. Ich halte beispielsweise Beiträge an Bewegung wie Fitness, Yoga oder Pilates für sinnvoll. Je nach Mitarbeiter können auch therapeutische Leistungen, Ernährungsberatung oder Unterstützung im Bereich der mentalen Gesundheit einen Mehrwert bieten.

Solche Investitionen sind keine Garantie für weniger Krankheitstage. Sie können aber Teil einer Unternehmenskultur sein, in der Gesundheit nicht erst dann relevant wird, wenn jemand bereits länger ausgefallen ist.

Fazit: Krankheitskosten müssen zum eigenen Geschäftsmodell gerechnet werden

Es gibt für mich nicht die eine Zahl, die zeigt, was ein Krankheitstag jedes Unternehmen kostet.

Bei uns kann ein voll ausgelasteter Therapeut an einem Tag ungefähr CHF 840 Umsatz erwirtschaften. Dieser Betrag macht sehr anschaulich, welche wirtschaftliche Leistung zunächst wegfällt. Der endgültige Schaden kann aber kleiner sein, wenn Patienten umgebucht oder Termine nachgeholt werden.

Entscheidend ist deshalb, die eigenen Zahlen zu kennen: Tagesumsatz beziehungsweise Wertschöpfung pro Mitarbeiter, Lohnfortzahlung, Versicherungsbedingungen, Vertretungsmöglichkeiten und organisatorische Folgekosten.

Unternehmen sollten Krankheitsausfälle weder dramatisieren noch unterschätzen. Sie gehören zur Realität – und genau deshalb sollten sie in einer professionellen Unternehmensplanung berücksichtigt werden.